Datenschutzinformation für Beschäftigte

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden personenbezogene Daten von Ihnen durch den

Kommunalen Eigenbetrieb Leipzig/Engelsdorf

Holzhäuser Straße 72,

04229 Leipzig

(nachfolgend auch: „Wir“)

als datenschutzrechtlich Verantwortlichen verarbeitet und für die Dauer gespeichert, die zur Erfüllung der festgelegten Zwecke und gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Im Folgenden informieren wir Sie u.a. darüber, zu welchen Zwecken wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), zustehen.

Unsere Datenschutzbeauftragte Frau Silvia Worf können Sie unter datenschutz@kee-leipzig.de erreichen.

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Der Verantwortliche verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns als Beschäftigte*r, Teilnehmer*in einer Arbeitsgelegenheit oder Bewerber*in zur Verfügung gestellt haben oder die im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis entstehen oder ggf. von Dritten bezogen werden (im Folgenden: „Ihre Daten“). Die Verarbeitung Ihrer Daten findet ausschließlich statt, soweit

• dies zur Erfüllung des Beschäftigungsvertrages oder eines sonstigen Vertrages mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs.1 DSGVO, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG);
• zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung (Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG);
• dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO);
• dies zur Wahrung berechtigter Interessen der Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO);
• dies von Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO) umfasst ist;
• dies auf Grundlage einer Kollektivvereinbarung erfolgt (Art. 88 Abs. 1 DSGVO).

Wir verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs.1 DSGVO (z.B. Konfession, Schwerbehindertenstatus, Familienstatus, Krankheitsdaten etc.) nur, sofern Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben oder soweit dies erforderlich ist zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht sozialer Sicherheit und des Sozialschutzes und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt, § 26 Abs. 3 Satz 1 BDSG.

2. Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggf. insbesondere zu den im Folgenden dargestellten Zwecken. Sofern wir Ihre Daten im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses zu weiteren Zwecken erheben und/oder verarbeiten sollten, werden wir Sie im Zusammenhang mit der jeweiligen Datenerhebung/-verarbeitung gesondert insbesondere über die jeweils verfolgten Zwecke und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung informieren.

a) Zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO und Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG

Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO und Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG verarbeiten wir Ihre Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre Daten dabei u.a. in Zusammenhang mit

• Ihrem Eintritt in das Unternehmen (z.B. die Anlage Ihrer Stammdaten, Abschluss einer Teilnehmendenvereinbarung und Ihrer Personalakte, Dokumentation von Bewerbungsunterlagen, Qualifikationen und Fähigkeiten, Durchführung des Bewerbungsprozesses etc.),
• der Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses, der Teilnehmendenvereinbarung (z.B. Führung Ihrer Personalakte, Dokumentation von Arbeitsergebnissen, Durchführung von Mitarbeiter*innengesprächen, Versetzungen, im Rahmen der Gesundheitsförderung und arbeitsmedizinischen Betreuung, Kommunikation, im Falle eines Arbeitsunfalls etc.),
• Abrechnungen und Lohnbuchhaltung (z.B. Entgeltabrechnung, Prämienauszahlungen, Datenübermittlung an Ihren Sozial-/Kranken-/Rentenversicherungsträger sowie an das Jobcenter etc.),
• möglichen Dienstreisen (z.B. Reiseplanung, Hotelbuchung, Zugbuchung, die Erstattung von Auslagen, Informationsversorgung bzgl. Sicherheit und Risiken etc.),
• Ihrer Qualifizierung und Weiterbildung (z.B. die Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen etc.),
• der beruflichen Nutzung von IT-Systemen (z.B. Ihre User ID und Ihr Passwort für den Zugriff auf die von Ihnen genutzten Systeme, Datenerfassung im Rahmen der digitalen Zeiterfassung etc.),
• der externen Kommunikation und Veröffentlichung von Ansprechpartner*innen, soweit dies für die Ausübung Ihrer Tätigkeit erforderlich sein kann (z.B. Ihr Foto, u.Ä.),
• Beurteilungen der fachlichen Eignung und Befähigung,
• der Förderung Ihrer Gesundheit und Ihrer Reintegration nach krankheitsbedingter Abwesenheit,
• der Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses oder Teilnehmendenvereinbarung (z.B. Ihr Austritt, die Erstellung Ihres Arbeitszeugnisses, Ihr Renteneintritt einschließlich Zahlung Ihrer Betriebsrente).
• zum Zwecke der Identifikation von Ansprechpartner*innen (z.B. Name, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Funktion, Abteilungs-/Teamzugehörigkeit) und Durchführung inner- und außerbetrieblicher Kommunikation.

b) Auf Grundlage berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO

Ferner verarbeiten wir Ihre Daten ggfs. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Beispiele:

i) Compliance und Reporting

Wir verarbeiten Ihre Daten ggfs. für die Durchführung und Dokumentation rechtlich oder betrieblich notwendiger oder sinnvoller rechtlicher, technischer oder wirtschaftlicher Prüfungen und Berichte (z. B. Wirtschaftsprüfer, Innenrevision, internes Kontrollsystem, internes Reporting), soweit die Datenverarbeitung für diesen Zweck nicht bereits gesetzlich verpflichtend ist (dann Art. 6. Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO). Unsere berechtigten Interessen bestehen in der Sicherstellung der gesetzlichen Regeltreue und der Beachtung interner Richtlinien und der wirtschaftlichen Betriebsgestaltung.

ii) Datensicherheit

Wir verarbeiten Ihre Daten (bspw. Protokolle von Zugriffen und Änderungen) ggfs. um die Sicherheit unserer technischen Systeme und Datenverarbeitungsanlagen und -prozesse sicherzustellen, soweit die Datenverarbeitung für diesen Zweck nicht bereits gesetzlich verpflichtend ist (dann Art. 6. Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO), insbesondere

• • zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Datenverarbeitung gemäß IT- sicherheitstechnischer und datenschutzrechtlicher Anforderungen (z. B. Speicherung von Protokolldateien);
  • zur Analyse und Korrektur technischer Fehler;
  • zur Gewährleistung der Systemsicherheit und -verfügbarkeit;
  • zur Optimierung und Steuerung der Systeme (z.B. Aktualisierung der Liste gesperrter Internetseiten, „Black List“; Optimierung der Netzdienste);
  • zur Datenschutzkontrolle/ für Datenschutz- und Datensicherheitszwecke;
  • zur Zugangs-/Zutrittskontrolle.

Unsere berechtigten Interessen bestehen in einem Schutz vor der Kompromittierung unserer Systeme und einer Sicherstellung der Integrität und Vertraulichkeit von Systemen und Daten, auch im Interesse Dritter (bspw. Kunden, Mitarbeiter, Dienstleister).

iii) Personalplanung und Personalcontrolling

Wir verarbeiten Ihre Daten ggfs. im Rahmen der Personalplanung und des Personalcontrollings, insbesondere

• • zur Personaleinsatzplanung und -Disposition;
  • zur Personalführung;
  • zur (insbesondere personalvertretungsrechtlich) zulässigen Verhaltens- und/oder Leistungskontrolle;
  • zum Personalberichtswesen;
  • zur Personalentwicklung (insbesondere Nachwuchssicherung, Personalaustausch, Aus- und Fortbildung, gezielte Stellenbesetzung, Zielsetzung und Zielerreichung);
  • zur Speicherung von Wiedervorlagedaten (z. B. Ablauf der Probezeit, Befristung, Dauer des Mutterschutzes usw.).

iv) Testzwecke

Im Rahmen der Erhaltung und Einführung von IT-Systemen und Dienstleistungen verarbeiten wir Ihre Daten ggfs. zu Testzwecken im Betrieb mit Echtdaten.

Die erstellte Kopie wird nach spätestens einem Jahr gelöscht. Die Datenverarbeitung kann insbesondere erforderlich sein, um die Sicherheit, Funktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit neuer und bestehender IT-Systeme und Dienstleistungen zu gewährleisten und vor Störungen und widerrechtlichen Eingriffen, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit oder Vertraulichkeit von gespeicherten oder übermittelten Daten beeinträchtigen können, zu schützen.

v) Tracking

Im Rahmen der Nutzung von IT-Systemen setzen wir ggfs. Trackingmaßnahmen ein, bspw. um die Nutzung einzelner Systeme anonymisiert auswerten zu können. Unsere berechtigten Interessen bestehen dabei in der Analyse der Nutzung zur Optimierung von Inhalten.

vi) Interne Veranstaltungen und Informationen

Ggfs. verarbeiten wir Ihre Daten im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an internen Veranstaltungen sowie der zugehörigen Nachberichterstattung (z.B. berufliche Kontaktdaten, Ihr Foto oder Aufnahmen von Gruppen / Videoaufnahmen) auch digital (bspw. im Intranet).

vii) Mitarbeiter-App für die Unternehmenskommunikation

Im Rahmen Ihrer Nutzung unserer Mitarbeiter*innen-App „KEE inside“ verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen die Nutzung der App zu ermöglichen. Unsere berechtigten Interessen bestehen dabei, Ihnen ein einfach zu bedienendes Tool zur Verbesserung unserer internen Unternehmenskommunikation anzubieten.

c) Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO

Wir verarbeiten Ihre Daten, soweit gesetzliche Vorschriften dies zwingend erfordern.

Beispiele:

• Gewährleistung der Vollständigkeit und Richtigkeit von Beschäftigtendaten nach dem Arbeitszeitgesetz, Einkommenssteuergesetz, Arbeitsschutzgesetz sowie Steuerdaten nach der Abgabenordnung, Gewerbeordnung und nach dem Handelsgesetzbuch erforderlich;
• Steuerliche Belange, amtliche Statistiken, Sozialversicherung,
• Erfüllung gesetzlicher Speicherpflichten (bspw. aus NachweisG und ArbZG).
• Gesetzliche Compliance- und Reporting-Pflichten, soweit die Verarbeitung Ihrer Daten dabei zwingend erforderlich ist.

d) Auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder einer Kollektivvereinbarung

Sofern wir Ihre Daten im Einzelfall auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder einer Kollektivvereinbarung verarbeiten (bspw. Veröffentlichung von Fotoaufnahmen, die nicht für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist; Videoüberwachung), werden wir Sie im Zusammenhang mit der Erteilung Ihrer Einwilligung bzw. dem Abschluss der Kollektivvereinbarung gesondert über den Umfang und Gegenstand Ihrer Einwilligung informieren.

3. Datenkategorien

Im Folgenden finden Sie eine beispielhafte Übersicht der Datenkategorien, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ggfs. zu den unter Ziffer 2 genannten Zwecken verarbeiten:

• Private Kontakt- und Identifikationsdaten

Zum Beispiel: Name, Vorname, Geschlecht, private Anschrift, private E-Mail-Adresse, private Telefonnummer, Geburtsdatum/-ort, Identifikationsnummern (bspw. Steuernummer, Sozialversicherungsnummer), Nationalität etc.

• Berufliche Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten

Zum Beispiel: Dienstliche Anschrift, dienstliche E-Mail-Adresse, dienstliche Telefonnummer, Bereich, Abteilung, Kostenstelle, Personalnummer, Zuständigkeiten, Funktionen, Anwesenheit (ja/nein), Zeiterfassungsdaten, Visitenkarten, Betriebsmittel, Arbeitserlaubnis, Aufenthaltsgenehmigung, Urlaubsanspruch, Arbeitsergebnisse, Krankmeldungen etc.

• Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen und Merkmalen

Zum Beispiel: Daten zu Familienmitgliedern, z.B. Namen von Ehepartner*innen und Kindern, Verdienstdaten des Ehepartners, Familienstand, Portraitfoto, Ehrenamt, Berufsbezeichnung, beruflicher Werdegang, Betriebszugehörigkeit, Aufgaben, Tätigkeiten, Eintritts- und Austrittsdaten, Qualifikationen, Daten zum Führerschein und sonstigen Berechtigungen, Bewertungen/Beurteilungen, ggs. Fotoaufnahmen (z. B. Mitarbeiterfoto im Intranet) etc.

• Entgelt- und Zeitwirtschaftsdaten

Zum Beispiel: Tarifgruppe, Entgeltabrechnung, Sonderzahlungen, Pfändung, tägliche Abwesenheiten wie Urlaub, Vergütung und Vergütungsbestandteile, Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsausweis, Urlaubsbescheinigungen früherer Arbeitgeber, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, mögliche Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen, ggf. Arbeitserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitern, ggf. Schwerbehindertenausweis, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale nach ELSTAM, branchenbezogene oder spezielle Nachweise wie Führerschein, ggf. Angaben zu weiteren sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen/Minijobs/geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen, Lohnsteuerfreibetrag, Bankverbindung, Zahl der Kinderfreibeträge, den Faktor der jeweiligen Steuerklasse, ggf. den Pauschbetrag für Behinderte, Religionszugehörigkeit, ggf. Angaben zu Bonuszahlungen, ggf. Informationen über einen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss etc.

• Technische Nutzer-Daten

Zum Beispiel: Nutzer-ID, Rollen, Berechtigungen, Systemzugriffe, Login-Zeiten, Rechnername, IP-Adresse etc.

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO

Zum Beispiel: Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrische Daten, Schwerbehindertenstatus, Gesundheitsdaten etc.

4. Kategorien von Empfängern von Daten und Drittlandübermittlung

Ihre Daten werden zudem ggfs. mit Auftragsverarbeitern und anderen Auftragnehmern und Dienstleistern (z.B. IT-, Telekommunikations- und Marketing-Dienstleister, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Anwälte, Abrechnungsdienstleister, Seminaranbieter, Sicherheitsfirmen, Reisebüros etc.) sowie ggfs. mit sonstigen Vertragspartnern ausgetauscht. Ebenso erfolgt ggfs. ein Austausch mit öffentlichen Stellen (bspw. Krankenkassen, Jobcenter (Leipzig), Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte) sowie mit vertraglich oder gesetzlich mit Ihnen verbundenen Stellen (bspw. Ihrer Bank und/oder Ihrer Krankenkasse). Soweit erforderlich, haben wir mit den Empfängern Ihrer Daten Vereinbarungen gemäß den Anforderungen von Art. 28 Abs. 3 DSGVO oder Art. 26 DSGVO abgeschlossen.

Ihre Daten werden nicht an Empfänger in einem Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt.

5. Datenquellen

Ergänzend zu Daten, die wir unmittelbar bei Ihnen erheben, erhalten wir ggfs. weitere Daten aus den folgenden Quellen:

• Behörden oder andere staatliche Stellen (z. B. Finanzämter) – bspw. Registerdaten, Sozialversicherungsdaten etc..
• früheren Arbeitgebern, sofern Sie zugestimmt haben, dass wir diese im Rahmen Ihres Einstellungsverfahrens kontaktieren.

Sofern wir im Einzelfall Daten von sonstigen Dritten beziehen, informieren wir Sie darüber gesondert.

6. Automatische Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt, soweit wir Sie nicht im Einzelfall gesondert konkret über ein solches Verfahren informieren.

7. Allgemeine Speicherfristen

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich, solange es die verfolgten Zwecke erfordern und/oder gesetzliche Speicherfristen bestehen.

Ihre für den Beschäftigungsvertrag relevanten personenbezogenen Daten, insbesondere steuerrechtlich relevante Daten, werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, spätestens 15 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, gelöscht.

Die Speicherdauer Ihrer Daten kann ausnahmsweise bis zu 30 Jahre betragen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

8. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen;
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Möchten Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen, dann genügt eine E-Mail an:

datenschutz@kee-leipzig.de

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt und soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen allgemeine oder auf Sie zugeschnittene Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

9. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten

Die Angabe Ihrer Daten erfolgt im Rahmen der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses grundsätzlich freiwillig. Die Bereitstellung einzelner Daten ist indes für den Abschluss des Arbeitsvertrages zwingend erforderlich. Sofern Sie auf die Angabe einzelner Daten verzichten, kann das Arbeitsverhältnis ggf. nicht abgeschlossen werden. Soweit Sie im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ergänzende Daten bereitstellen, informieren wir Sie gesondert über eine etwaige Freiwilligkeit oder gesetzliche/vertragliche Pflicht zur Bereitstellung.